Microsoft Office từ lâu đã trở thành một trong những ứng dụng văn phòng phổ biến trên toàn thế giới. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều lựa chọn thay thế khác hỗ trợ cho công việc với hiệu quả không kém.
Nắm bắt được nhu cầu sử dụng ngày càng cao của người dùng, nhiều bộ ứng dụng văn phòng mới được ra đời với đầy đủ tính năng không thua kém gì so với Microsoft Office và thậm chí là hoàn toàn miễn phí cho việc sử dụng cá nhân. Vậy để biết đâu là lựa chọn thay thế tốt nhất hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Google Suite
Google Suite là một trong những lựa chọn thay thế miễn phí và phổ biến nhất vì nó được phát triển bởi một trong những đối thủ lớn của Microsoft. Google cung cấp dịch vụ cũng như hỗ trợ hoàn toàn miễn phí cho một loạt các ứng dụng tích hợp đầy đủ chức năng của một bộ phần mềm Microsoft Office. Các ứng dụng văn phòng được sử dụng phổ biến phải kể đến như: Google Docs, Slides, Sheets và Drawings. Tất cả đều được liên kết trực tiếp với tài khoản Google của người dùng.
Bên cạnh các ứng dụng văn phòng chính, Google còn cung cấp các công cụ hữu ích khác như: Forms (biểu mẫu) và Classroom phục vụ các nhu cầu đặc biệt của giáo viên. Bên cạnh đó, một lượng lớn các công cụ của bên thứ ba như: Zoho, LucidChart, Slack và vô số những tiện ích khác của Google có thể trở thành trợ thủ đắc lực trong công việc của bạn.
Ưu điểm:
- Tích hợp toàn bộ các tính năng của Microsoft Office.
- Tốc độ nhanh, ổn định, tính năng tự động sao lưu, không lo mất dữ liệu.
- Dịch vụ lưu trữ đám mây tuyệt đối bảo mật.
- Cung cấp 15 GB bộ nhớ cho mỗi người dùng hoặc không giới hạn (tùy gói đăng ký).
- Hỗ trợ trên mọi nền tảng và thiết bị.
- Một số tính năng nổi bật khác: Chia sẻ bảng tính và tài liệu, tạo cuộc họp trực tuyến với Google Meet.
Nhược điểm:
- Cần kết nối internet để sử dụng đầy đủ tính năng của ứng dụng.
- Nhiều định dạng tệp không hỗ trợ trong Microsoft Office nên khi xuất file có thể làm sai lệch layout, phông chữ,…
Giá thành:
Bên cạnh phiên bản miễn phí, Google Suit cung cấp 3 gói dịch vụ với các mức phí tương ứng:
- Gói Basic: 4,20 USD/người/tháng.
- Gói Business: 9,6 USD/người /tháng.
- Gói Enterprise: 25 USD/người/tháng.
Hệ điều hành hỗ trợ:
- Mọi hệ điều hành.
Đánh giá: 4.5/5
2. iWork
iWork là bộ ứng dụng văn phòng miễn phí dành riêng cho những thiết bị sử dụng hệ điều hành macOS và iOS của nhà Apple. Giống như các phần mềm kể trên, iWork cũng mang đến đầy đủ các tính năng chính thay thế cho bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft Office bao gồm: Trình soạn thảo văn bản (Pages), bảng tính (Numbers) và trình chiếu (Keynote).
Mặc dù trước đây iWork chỉ sử dụng độc quyền trên các dòng máy Mac, nhưng hiện bất kỳ ai cũng có thể truy cập miễn phí trên trình duyệt thông qua tài khoản iCloud.
Ưu điểm:
- Giao diện đẹp, dễ sử dụng.
- Dung lượng miễn phí 5GB trên iCloud.
- Cung cấp các tính năng cơ bản của Microsoft Office.
- Truy cập miễn phí thông qua tài khoản iClound.
- Xuất tài liệu từ các định dạng gốc (.pages, .numbers, .key) sang các định dạng Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx,…).
Nhược điểm:
- Giao diện khó làm quen với người mới bắt đầu.
Giá thành:
- Miễn phí.
Hệ điều hành hỗ trợ:
- macOS, iOS.
Đánh giá: 4.5/5*
3. WPS Office
Một trong những bộ ứng dụng văn phòng miễn phí mới phát triển gần đây, được xây dựng nhằm cạnh tranh với Microsoft Office chính là WPS Office. WPS Office là sản phẩm thuộc sở hữu của Kingsoft, một công ty phần mềm Trung Quốc có trụ sở ở thành phố Châu Hải.
WPS là viết tắt của Writer, Presentation và Spreadsheets. Đây cũng là 3 ứng dụng chính tạo nên WPS Office, hỗ trợ lần lượt các tính năng: Xử lý văn bản, trình chiếu và bảng tính. Bộ phần mềm này hoàn toàn tương thích với tất cả các chương trình, định dạng tệp của Microsoft và thậm chí hỗ trợ thêm một số tiện ích mở rộng khác.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản, tương tự Microsoft Office.
- Tối đa 1GB bộ nhớ miễn phí sử dụng.
- Tính năng đồng bộ hóa đám mây cho phép người dùng đồng bộ hóa tiến trình tài liệu giữa các thiết bị.
- Kho template đa dạng phục vụ nhiều mục đích sử dụng khác nhau.
- Một số tính năng nổi bật khác: Chuyển đổi file PDF, chỉnh sửa tài liệu theo thẻ, mã hóa tài liệu,…
- Tương thích với mọi định dạng tệp trong Microsoft Office.
Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí đi kèm với quảng cáo, một số tính năng chỉ mở được khi xem quảng cáo 30 phút.
Giá thành:
Bên cạnh phiên bản sử dụng miễn phí, WPS Office cung cấp 2 gói dịch vụ cao cấp hơn:
- WPS Office Premium: 9.99 USD/3 tháng.
- Gói WPS Office Professional: 79,99 USD/3 năm.
Hệ điều hành hỗ trợ:
- Windows, Linux, Android, iOS.
Đánh giá: 4.6/5*
4. LibreOffice
LibreOffice có thể nói là phần mềm miễn phí tốt nhất hiện nay. Nó là một ứng dụng mã nguồn mở được phát triển bởi Quỹ Tài liệu (TDF), ban đầu là một phần của một ứng dụng hỗ trợ văn phòng khác có tên OpenOffice. Hiện tại, người dùng có thể tải xuống LibreOffice để sử dụng miễn phí trên các hệ điều hành Windows, Mac và Linux.
LibreOffice bao gồm bộ các công cụ: LibreScript Writer, Calc và Impress cung cấp đầy đủ các chức năng tương ứng: Soạn thảo văn bản, thống kê tính toán, trình chiếu. Bản tải xuống của các công cụ này đều có sẵn trên trang chủ của LibreOffice.
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan, giống Microsoft Office.
- Miễn phí, mã nguồn mở, hỗ trợ đa nền tảng.
- Không yêu cầu kết nối internet.
- Một số chức năng đáng chú ý khác: Draw (công cụ chỉnh sửa hình ảnh), Math (trình soạn thảo công thức toán học), Base (trình quản lý cơ sở dữ liệu).
- Hỗ trợ các định dạng tệp Microsoft Office (ngoài ra còn có một số định dạng riêng).
Nhược điểm:
- Khi thay đổi định dạng tài liệu mặc định sang định dạng Microsoft Office vẫn xảy ra lỗi.
Giá thành:
- Miễn phí
Hệ điều hành hỗ trợ:
- Windows, Linux, macOS, Android (chỉ để xem tài liệu).
Đánh giá: 4.0/5*
5. SoftMaker Office
Cho dù bạn đang sử dụng Windows, Mac hay Linux, FreeOffice phát triển bởi SoftMaker chính là sự thay thế hoàn hảo. Bạn sẽ ngay lập tức làm quen với giao diện của ứng dụng này bởi cách bố trí giao diện tương tự Microsoft Office 2019.
SoftMaker Office hiện tại cung cấp bộ 3 công cụ: TextMaker (thay thế cho Word), PlanMaker (thay thế cho Excel) và Presentations (thay thế cho PowerPoint). Một điểm mạnh của ứng dụng là nó hỗ trợ cho mọi định dạng chữ, hình ảnh,… có trong Microsoft Office.
Ưu điểm:
- Giao diện tương tự Microsoft Office, có thể thay đổi linh hoạt giữa giao diện cổ điển và hiện đại.
- Dung lượng nhẹ, cung cấp đầy đủ tính năng của một bộ ứng dụng văn phòng.
- Dễ dàng mở và chỉnh sửa các file trong Microsoft Office.
Nhược điểm:
- Chỉ cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí cho 30 ngày đầu.
Giá thành:
Sau 30 ngày đầu dùng thử, có 2 gói dịch vụ để người dùng lựa chọn:
- Gói thông dụng SoftMaker NX Home: 15 USD/năm và 1,5 USD/tháng.
- Gói cao cấp SoftMaker Office Professional với chi phí thanh toán một lần là 49,98 USD.
Hệ điều hành hỗ trợ:
- Windows, Linux, macOS, Android.
Đánh giá: 4.0/5*
Trong 5 ứng dụng văn phòng tốt và đáng tin cậy nhất được tổng hợp ở trên, mỗi ứng dụng đều có ưu nhược điểm riêng nhưng tất cả đều nhằm phục vụ tốt nhất cho cuộc sống con người. Hy vọng, với những gợi ý này bạn sẽ tìm được công cụ phù hợp, hỗ trợ hiệu quả cho công việc của bản thân.
Lưu ý: Những khoảng giá trong bài được cập nhật theo bảng giá của các thương hiệu ở thời điểm bài viết được xuất bản và chỉ mang tính chất tham khảo bởi có thể sẽ thay đổi theo thời gian.
